Optimaliseer je klachtenmanagement met digitale transformatie

Leer, verbeter en faciliteer met online software

Download brochure

Klachten zijn onvermijdelijk, maar hoe je ermee omgaat, bepaalt het imago van je organisatie. Dit artikel verkent de kracht van effectief klachtenmanagement, waarbij digitale transformatie de sleutel is om écht te leren en te verbeteren. Waarom dit artikel? Omdat goed klachtenmanagement verder gaat dan alleen een vriendelijke klantenservice; het omvat transparant beleid, naadloze systemen, doordachte processen, klantgerichte medewerkers en vooral de bereidheid om te leren.

Imago

Het omgaan met klachten is cruciaal voor het imago van een organisatie. Het is niet het feit dat er een klacht is, maar hoe je er als organisatie mee omgaat, dat de perceptie van de klager bepaalt. Klachtenmanagement gaat verder dan een telefoontje of een online meldformulier. Het vereist een transparant beleid, feilloze systemen, goede communicatie, klantgerichte medewerkers en de wil om te leren en te verbeteren.

Kansen voor verbetering

Klachten vormen waardevolle feedback voor je organisatie. Hoewel het onprettig kan zijn dat iemand ontevreden is, is het melden van een klacht een teken dat de klant verwacht dat er iets wordt verbeterd. Door klachten goed op te lossen, voorkom je vergelijkbare klachten in de toekomst en behoud je mogelijk een tevreden klant. Klachten zijn essentieel voor het leren en proactief verbeteren van processen, van productie tot klantenservice.

 

lees hieronder verder

Video

Audit en klachtenmanagement bij NS Stations

In deze video gaan we in gesprek met Corien Brouwer. Zij is Adviseur Veiligheid bij NS Stations en legt uit welke voordelen het gebruik van software meebrengen bij audit en klachtenmanagement.

Online software als klachtenmanagementoplossing

Om klachtenprocessen te digitaliseren en echt de stap naar structurele verbetering te zetten, is krachtige software essentieel. Hier zijn de functies die de software van Kader Qnect biedt:

1. Interactief Registreren

Een gebruiksvriendelijk klachtenformulier is cruciaal. De software van Kader maakt gebruik van slimme formulieren die vervolgvragen stellen op basis van de gegeven antwoorden. Hierdoor hoeft de melder geen onnodige vragen te beantwoorden, waardoor de drempel om een klacht in te dienen wordt verlaagd.

2. Taakgestuurde Afhandeling

Afhankelijk van het type klacht worden automatisch taken toegewezen aan de juiste collega's of afdelingen. Dit zorgt voor een gestroomlijnde workflow, waarbij de juiste stappen worden doorlopen, inclusief klachtafhandeling, terugkoppeling en statusupdates.

3. Realtime Analyse

Het online dashboard biedt realtime inzicht in de klachtenafhandeling. Je kunt eenvoudig monitoren hoeveel klachten binnen de gestelde tijd zijn afgerond, hoeveel tevreden oplossingen er zijn geboden en welke productlijn of dienst de meeste klachten genereert.

4. Structureel Leren en Verbeteren

De software integreert de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act) van Deming. Via de module Verbeterplannen worden eigenaren toegewezen aan verbeterprojecten, waarbij automatische aansturing plaatsvindt om de juiste acties te ondernemen, resultaten te evalueren en bij te sturen. Hiermee wordt continu leren en verbeteren een integraal onderdeel van de organisatiecultuur.

Waarom kiezen voor Qnect?

Met de module klachtenmanagement in Qnect krijg je niet alleen inzicht in verbeterkansen, maar faciliteer je ook het verbeterproces. De software biedt:

  • Een aanpasbaar online klachtenformulier.
  • Rapportgeneratie voor specifieke klachten en aanvragen.
  • Eenvoudig zoeken en filteren op geregistreerde klachten.
  • Realtime analyse van resultaten over alle klachten.
  • Geïntegreerde PDCA-cyclus voor continu leren.
  • Bewaking van opvolging en status via een dashboard en automatische e-mailnotificaties.

Kader Digital voor grip op risico's

Kader Digital, met het platform Qnect, biedt diverse modules voor grip op risico's en processen op het gebied van kwaliteit, gezondheid, milieu en veiligheid. Onze missie is om organisaties meer grip te geven op risico's door middel van slimme online tooling. Met Kader Digital's oplossingen krijg je de structuur die nodig is voor een integrale aanpak, bespaar je tijd en betrek je de werkvloer op een positieve manier bij continue verbetering.

Richting continu verbeteren

Iedere organisatie krijgt te maken met klachten, maar effectief klachtenmanagement is de sleutel tot structurele verbetering. Kies voor de online klachtenmanagementsoftware van Kader Digital om de PDCA-cyclus te integreren, realtime inzicht te verkrijgen en de organisatie breed te betrekken bij verbeterinitiatieven. Maak de stap naar een organisatie die niet alleen klachten oplost, maar er ook van leert en continu verbetert. Vraag nu een demo aan en ontdek hoe Kader Digital jouw organisatie kan ondersteunen op weg naar een effectiever klachtenmanagement.

Demo

Aan de slag met klachtenmanagement

Ben je benieuwd of jij klachten kan omtoveren tot waardevolle feedback en verbeteringen? Neem contact op met één van onze adviseurs en we nemen je vrijblijvend mee in een online demo.

Demo aanvragen
Kader Group

Kader Group verbetert de kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid van organisaties, zodat een ieder goed kan zorgen voor mens, milieu en maatschappij.

Dat doen we met onze consultancy & interim diensten, digitale oplossingen en opleidingen op verschillende gebieden zoals: kwaliteit, veiligheid & gezondheid, information security en milieu & duurzaamheid. Onze purpose is het creëren van een veilige en duurzame leefomgeving om door te geven aan toekomstige generaties.

Onze kennisgebieden
Vanuit drie kennisgebieden helpen wij jou bij te dragen aan een betere leefomgeving. Dit doen wij door middel van advies en diensten en op het gebied van:

Onze ruim 350 praktijkgerichte professionals staan dagelijks klaar om deze diensten te leveren. Ook bieden wij specialistische kennis door onze opleidingen die naadloos aansluiten bij de organisatie, opdrachtgevers en medewerkers.

Download

Factsheet klachtenmanagement

Een adequaat proces voor goede klachtenafhandeling is belangrijk voor klanten, maar ook leveranciers en andere betrokkenen. De SaaS oplossing van Kader Digital ondersteunt jouw klachtenmanagement proces. Klachten worden efficiënt gemeld en afgehandeld, zodat het verbeterpotentieel direct inzichtelijk is.

  •  *
    naam@bedrijf.nl
  •  *
  •  *
Nieuwsbrief

Op de hoogte blijven?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van nieuws, ontwikkelingen en relevante kennisartikelen.

Aanmelden
Nieuw

Onze nieuwste artikelen

22/05/2024

Staat jouw RI&E in een spreadsheet? Dat kun je beter niet doen!

Lees verder

Drie redenen om over te stappen op online audits in de zorg

Lees verder
25/03/2024

De waarde van een goede nulmeting voor risicomanagement in de zorg

Lees verder

Single Sign On

Single sign-on zorgt ervoor dat je eenmalig inlogt met je bedrijfsaccount, waarna automatisch toegang wordt verschaft tot de software.

Flexibel systeem

Door verschillende gebruiksmodules uit- en aan te kunnen zetten personaliseer je jouw software en daarmee de functionaliteiten van wat jij nodig hebt.

Data analyse

Aan de hand van het overzichtelijke dashboard houd je overzicht en controle op de opvolgstatus van taken. Trends worden inzichtelijk, zodat je pro-actief arbobeleid kan voeren.

Organisatiestructuur

Gebruikers kunnen in de structuur altijd naar beneden kijken, maar nooit omhoog. Zo heb je alleen toegang tot de informatie die voor jou relevant is