Staat jouw RI&E in een spreadsheet? Dat kun je beter niet doen!

Reden 1 – efficiëntie

Dit is eigenlijk een open deur, maar we beginnen er toch maar mee. Het handmatig opstellen van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) in een spreadsheet is namelijk ontzettend tijdrovend. Bovendien is het kopiëren en plakken van informatie vanuit andere bestanden of locaties ook nog eens foutgevoelig. Voor je het weet, baseer je je risico’s op de verkeerde informatie.

Daarnaast ben je vaak dubbel werk aan het doen, bijvoorbeeld als je via je laptop een foto moet uploaden die je met je smartphone hebt gemaakt. En eerlijk is eerlijk: de tijd die het je kost om draaitabellen te genereren, rapportages aan te maken en openstaande acties op te volgen, had je ook aan inhoudelijk werk kunnen besteden.

Reden 2 – overdraagbaarheid

Als de RI&E checklist van jouw organisatie in een spreadsheet staat, wordt dat vaak door één persoon opgezet en ingericht zoals die collega dat handig vindt. Diegene weet daardoor precies wat er bedoeld wordt met bepaalde afkortingen of verwijzingen, maar voor andere betrokkenen is zo'n document onbegrijpelijk of moeilijk mee te werken.

Wat het allemaal nóg lastiger maakt: omdat zo'n spreadsheet doorgaans door één persoon beheerd wordt, is het bestand vaak lokaal opgeslagen. Is de verantwoordelijke collega voor bepaalde tijd afwezig, bijvoorbeeld door vakantie of ziekte, dan kan er dus niemand bij de RI&E-gegevens. En gaat de betreffende collega helemaal uit dienst, dan komt het nog wel eens voor dat er weinig tot geen overdracht plaatsvindt. Omdat dat onvoldoende geborgd is, realiseert niemand zich bovendien dat de RI&E nu in feite bij niemand ondergebracht is, terwijl dat wel wettelijk verplicht is; een groot risico voor de organisatie!

Reden 3 – gebruiksvriendelijkheid

Spreadsheets zijn best handig, maar hebben ook beperkte functionaliteiten. Dat maakt dat ze eigenlijk niet geschikt zijn voor het opstellen van een RI&E, met name vanwege de specialistische arbotechnische gegevens waar je als veiligheidskundige mee te maken hebt. En wil je voor de dossieropbouw verwijzen naar informatie uit eerdere incidenten of ondersteunende documentatie? Daar is een tabel niet bepaald het ideale format voor...

Een andere uitdaging rondom het opstellen van een RI&E in Excel (of een andere spreadsheettool) kom je tegen als je de informatie daaruit wil delen met anderen, zoals directieleden of leden van de ondernemingsraad. Je wil op zo'n moment vragen beantwoorden als: welke acties zijn er al uitgevoerd en welke resultaten zijn daaruit voortgekomen? Zijn er trends te ontdekken, bijvoorbeeld in het aantal incidenten? Hoe verhoudt de huidige situatie zich tot die van een paar jaar geleden? Als beheerder weet je precies waar je naar kijkt, maar voor mensen die niet regelmatig met het bestand werken, is dat een stuk lastiger te ontdekken.

En vergeet het compliancerisico niet: iedereen die toegang heeft tot het RI&E-spreadsheet kan onbedoeld wijzigingen aanbrengen, gegevens overschrijven of data zelfs helemaal verwijderen. Een ongeluk zit in een klein hoekje, maar zoiets kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben.

Alle RI&E-gegevens op één plek met Qnect van Kader Digital

Ben jij na het lezen van deze blog helemaal klaar met het handmatig opstellen van je RI&E? Dan is het modulaire platform Qnect van Kader Digital misschien de oplossing waar je naar zoekt! Je kiest dan zelf welke modules je wil gebruiken; bijvoorbeeld klachtenregistratie, audit management of QHSE. Doordat de modules aan elkaar gekoppeld zijn, zie je altijd het hele plaatje.

Dankzij de slimme functionaliteiten van Qnect wordt het opstellen van een RI&E ook meteen een stuk efficiënter. Zo kun je collega's bijvoorbeeld gemakkelijk koppelen aan een taak en hun automatisch herinneringen sturen voor het bijwerken van gegevens. Daarnaast vind je er sjablonen, genereer je met één druk op de knop overzichtelijke QHSE-rapportages en kun je analyses uitvoeren om trends en patronen te identificeren. En omdat de gebruikersrechten goed ingeregeld zijn, gaat er ook niks per ongeluk stuk.